• Новости
  • Сахара: отопление, канализация, водоснабжение
     

    Главная

    Новости

    Скачать полный прайс-лист, MS Word, архив ZIP

    Скачать полный прайс-лист, MS Word, архив ZIP

    Как к нам проехать?

    Как к нам проехать?

    оформлення справ

    Порядку оформлення справ присвячена глава 13 Інструкції з діловодства в державних органах, інших організаціях, затвердженої постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь від 19.01.2009 № 4 (далі - Інструкція).

    Згідно з пунктом 180 Інструкції справи організацій підлягають оформленню при їх закладі і по завершенні діловодного року. Оформлення справ проводиться працівниками структурних підрозділів, в яких вони формуються.

    При цьому в залежності від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Частковому оформленню підлягають всі справи при їхньому закладі в діловодстві. Повному оформленню підлягають справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання після їх завершення діловодством. Часткове оформлення справи при закладі в діловодстві передбачає оформлення реквізитів обкладинки справи відповідно до номенклатури справ. На обкладинці справи зазначаються:

    • найменування вищестоящої організації;
    • найменування організації;
    • найменування структурного підрозділу або функції (напрямки діяльності) організації відповідно до номенклатури справ;
    • індекс справи за номенклатурою справ;
    • заголовок справи;
    • рік, в якому заводиться справа;
    • термін зберігання справи.

    У свою чергу, згідно з пунктом 183 Інструкції п олное оформлення справи передбачає:

    • підшивку чи палітурку справи;
    • нумерацію аркушів у справі;
    • складання внутрішнього опису документів справи (у випадках, визначених пунктом 186 цієї Інструкції);
    • складання листа-завірителя справи;
    • оформлення та уточнення реквізитів обкладинки справи;
    • систематизацію документів справи відповідно до вимог глави 11 Інструкції.

    Пунктом 184 Інструкції встановлено, що д їла, підлягають повному оформленню, підшиваються не менше ніж в чотири проколи в тверду обкладинку або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз і резолюцій на них. Документи, оформлені на аркушах паперу формату А4 альбомного формату, підшиваються (переплітаються) за ліве поле і складаються. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві предмети (шпильки, скоби, скріпки і ін.) З документів видаляються. А ось справи постійного зберігання, що складаються з документів особливої науково-історичної, художньої та іншої цінності або неформатних документів (креслення, рукописи і т.д.), зберігаються в папках з трьома клапанами і зав'язками або в картонних футлярах (коробках).

    Особливу увагу слід також звернути на порядок нумерації документів у справах. Встановлено, що листи в справі, крім листа-завірителя справи і аркушів внутрішнього опису, нумеруються у правому верхньому кутку арабськими цифрами чорним графітним олівцем. Використання чорнила і кольорових олівців для нумерації аркушів не допускається. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Листи кожного томи справи нумеруються окремо. Складений лист розгортається та нумерується в правому верхньому куті. Лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист. Лист, складений навпіл і підшитий за середину, нумерується як два листи. Креслення, діаграми, фотографії та інші специфічні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку. Лист з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один лист. Документи, підклеєними одним краєм, нумеруються окремо. Документи, які неможливо підшити в справу, вкладаються в конверт, який підшивається до справи. Вкладення нумеруються окремо від конвертів: спочатку нумерується конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті. Підшиті до справи документи з власною нумерацією листів (включаючи друковані видання) нумеруються в загальному порядку. Власна нумерація зберігається, якщо має її документ становить окрему справу.

    При наявності великої кількості помилок в нумерації аркушів справи проводиться їх перенумерація: старий номер закреслюється однією похилою рискою, поруч ставиться новий номер аркуша. Якщо виявлені помилки в нумерації незначні, то використовуються літерні номери аркушів. Наприклад: 15а, 15б

    Згідно з пунктом 186 Інструкції до справ, облік яких викликається специфікою документації (особливо цінні, судові, слідчі, особисті справи, справи, сформовані за видами і різновидам документів, заголовки яких не повністю розкривають конкретний зміст документів справи), складається внутрішній опис документів справи за формою згідно з додатком 13 до Інструкції. У внутрішньому описі вказуються порядкові номери документів у справі, дати, індекси, заголовки документів і номери аркушів, на яких розташований кожен документ. У внутрішньому описі справ з розпорядчими документами з особового складу в якості заголовка вказуються приписувані дії (прийом, переклад, звільнення та ін.) Із зазначенням прізвищ, власних імен, по батькові (якщо такі є) конкретних працівників. Якщо в одному розпорядчому документі по особовому складу міститься кілька дій, кожне з них відбивається у внутрішній опису під самостійним порядковим номером.

    Порядку оформлення справ присвячена глава 13 Інструкції з діловодства в державних органах, інших організаціях, затвердженої постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь від 19

    Внутрішній опис документів особової справи складається в процесі ведення особистого справи. Якщо кілька особистих справ звільнених працівників подшито (переплетено) в одну справу, крім внутрішніх описів кожної справи складається додаткова внутрішня опис включених в нього особистих справ.

    В кінці внутрішнього опису робиться підсумковий запис, в якій вказується цифрами і прописом кількість включених до справи документів і кількість аркушів внутрішнього опису.

    Внутрішній опис підписується укладачем із зазначенням посади, розшифровки підпису, дати складання і поміщається на початку справи. Якщо справа подшито (переплетено) без внутрішнього опису, складена за встановленою формою внутрішній опис підклеюється до внутрішнього боку обкладинки справи.

    Зміни складу документів справи (вилучення, включення документів, заміна їх копіями та ін.) Відображаються у внутрішній опису в графі "Примітка" з посиланнями на відповідні акти. При необхідності складаються нові підсумковий запис до внутрішнього опису і засвідчувальний напис.

    Встановлено, що для обліку кількості аркушів у справі, фіксації особливостей їх нумерації і фізичного стану складається засвідчувальний напис. Засвідчувальний напис складається на окремому аркуші-засвідчувач справи за формою згідно з додатком 14 до Інструкції та поміщається в кінці справи (томи, частини). Якщо справа подшито (переплетено) без листа-завірителя, складений за встановленою формою лист-засвідчувач підклеюється до внутрішнього боку обкладинки справи. У засвідчувального напису цифрами і прописом вказуються кількість пронумерованих аркушів, кількість аркушів внутрішнього опису (при її наявності), наявність літерних та пропущених номерів аркушів, номери аркушів з наклеєними фотографіями і документами (за винятком особистих справ), номера конвертів з вкладеннями і кількість вкладених в них листів. Кількість аркушів внутрішнього опису вказується в засвідчувального напису після загальної кількості аркушів справи через знак «+» (плюс). Засвідчувальний напис підписується укладачем із зазначенням посади, розшифровки підпису та дати складання. При перенумерации листів в кінці справи складається нова засвідчувальний напис, стара напис закреслюється, але зберігається в справі.

    Також особливу увагу слід звернути на правила оформлення обкладинки справи. Обкладинки справ оформляються за формою згідно з додатком 15 до Інструкції. Після закінчення діловодного року реквізити обкладинок справ, що підлягають повному оформленню, уточнюються:

    • при зміні найменування вищестоящої організації, організації або структурного підрозділу, при передачі справи в іншу організацію або структурний підрозділ в період формування справи на обкладинці зазначається нове найменування (зверху), а колишнє полягає в дужки;
    • в заголовках справ з розпорядчими документами, протоколами, які складаються з декількох томів, вказуються їх номери;
    • на обкладинці справи проставляється дата справи (крайні дати документів, включених до справи);
    • якщо в справу включені документи за більш ранній період, ніж рік формування справи, то під датою справи робиться відмітка «Є документи за ... рік (и)»;
    • з листа-завірителя на обкладинку справи виноситься кількість аркушів у справі;
    • при внесенні справи в зведену опису відповідно до вимог пункту 204 Інструкції на обкладинці справи проставляється архівний шифр (номер фонду, опису і справи за описом).

    Дата на обкладинці справи позначається арабськими цифрами. Дати справ з планами, звітами, штатними розписами, особовими картками звільнених працівників, особовими рахунками, справ, сформованих з декількох особистих справ звільнених працівників, і справ, що містять один документ, включають тільки рік. Крайніми датами особової справи є дати наказів про прийом і звільнення працівника, на якого заведено справу. У верхній частині обкладинок справ постійного зберігання, що підлягають передачі до державного архіву, передбачається місце для зазначення найменування відповідного державного архіву. Написи на обкладинках робляться чітко світлостійкими чорнилом, тушшю або кульковою ручкою. Допускається оформлення реквізитів обкладинки за допомогою технічних засобів на окремому аркуші з подальшою наклейкою його на обкладинку справи.

    Пунктом 189 Інструкції встановлено, що д їла тимчасового (до 10 років включно) зберігання після завершення діловодством залишаються частково оформленими: документи зберігаються в скоросшивателях, аркуші не нумеруються, пересістематізація документів у справі не проводиться, внутрішні описи і завірчі написи не складаються.

    Конвекторы Adax Multi — стиль, качество и надежность

    Новинка!
    Конвекторы Adax Multi  — стиль, качество и надежность

    Flores Dual — настенный газовый котел с проточным газообменником

    Flores Dual  — настенный газовый котел с проточным газообменником

    Guess Who designed it
    ©

    2005 Салон «Сахара»
    ЧП Бондарь Олег Михайлович

    ул. Прохоровская, 37, Одесса, Украина
    Телефон/факс: +38 (048) 711–18–75
    E-mail: [email protected]