Система діловодства будь-якого підприємства передбачає строгий облік і контроль руху документів. Це стосується не тільки бухгалтерських відділів і канцелярії, а й кадрової служби організації. На всіх співробітників, прийнятих на роботу, повинні бути заведені особові справи, а також оформлені трудові книжки. Спеціаліст відділу кадрів веде строгий контроль прибуття / вибуття цих документів за допомогою заповнення Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Для постановки документа на облік його необхідно зареєструвати в передбаченої законом спеціальній формі - Книзі обліку трудових книжок. В даному реєстрі відображаються процедури по створенню, відправленню, отриманню документів співробітників організації.
Термін зберігання книги обліку визначено Переліком типових управлінських документів (затверджений 25.08.2010 року Міністерством культури РФ), і становить 75-річний період.
Зміст статті
Правила відображення відомостей
Розроблена Міністерством праці РФ (від 10.10.03 № 69) типова форма документа включає тринадцять граф. Період заповнення документа може тривати протягом декількох років, оскільки відбувається не в рамках календарного року, а до моменту повного використання сторінок. У графах реєстру слід відображати відомості про:
- переданих в службу кадрів трудових книжках прийнятих на роботу співробітників;
- нових книжках, оформлених при прийомі на роботу співробітників;
- виданих співробітникам трудових книжках (і вкладишах до них) при звільненні, переведенні тощо
Книжки, які передаються в кадрову службу підприємства при оформленні працівника на посаду, повинні бути зареєстровані без урахування вкладиша окремим рядком.
Зразок заповнення книги обліку трудових книжок
Графа 1: містить відомості про трудові книжки і вкладиші валових порядком, тобто книжки і вкладиші отримують реєстраційні номери поспіль, у міру надходження.
Графи 2, 3 і 4: містять дані про календарні дати надходження співробітників на роботу, реєстрації книжки і вкладиша до неї. Дати можуть не збігатися, оскільки статтею 66 ТК РФ обумовлено, що трудові книжки можуть бути оформлені на працівників, які виконують свої зобов'язання на підприємстві більше 5-ти днів. Правилами ведення (зберігання) трудових книжок встановлено (пункт 8), що оформлення книжки при первинному оформленні на роботу проводиться протягом тижневого терміну з моменту прийняття працівника на посаду. У зв'язку з цим рекомендується відображати в книзі обліку дату прийому співробітника на роботу, а не день заповнення книжки.
Відповідно до Держстандарту Р 6.30-2003, п. 1.1 Інструкції щодо заповнення трудових книжок, цифри повинні бути вписані в такий спосіб: значення числа і місяця - двома, а року - чотирма арабськими цифровими символами.
Графа 5: повинна містити повні дані прізвища, імені та по батькові власника трудової книжки. Вказівка ініціалів виключено.
Графа 6: тут вносяться серії і номера трудових книжок (і вкладишів до них). При цьому бланки документів, оформлення в різні роки, мають деякі особливості і відмінності. Так в книжках зразка 1938 року відсутні відомості про серію та номер документа, що відбивається в книзі обліку у вигляді прочерку. Зразки книжок 1974 року мають позначення серії у вигляді букв і римських цифр і семизначного номера. Документи сучасного періоду (з 2003 року) мають буквене позначення серії та 7-значний номер.
Графа 7: містить відомості про посаду, спеціальності або професії співробітника, яка вказана в штатному розкладі і на яку приймається працівник. Дані трудового договору (стаття 57 ТК) повинні бути відображені в первинних документах з оплати праці (наказі про прийом на роботу, табелі обліку робочого часу, особовій справі) і трудовій книжці. У деяких випадках замість посади може бути вказана трудова функція працівника.
Графа 8: містить відомості про назву структурного підрозділу (служби, відділу), у якому приймається співробітник на роботу.
Графа 9: відображає інформацію про реквізити розпорядчого документа (наказу, розпорядження) або проколу зборів, які є підставою для прийому співробітника на посаду. Графа заповнюється при реєстрації трудових книжок, а при оформленні вкладишів посилання на накази не відображаються.
Графа 10: повинна містити підпис відповідальної особи працівника служби кадрів, який провів процедуру прийняття і реєстрації трудової книжки. Кадровий фахівець несе відповідальність за рух і зберігання трудових книжок.
Графа 11: відображає оплачену прийнятою працівником грошову суму, яку необхідно внести при оформленні нового бланка трудової книжки і вкладиша. В інших випадках в графі ставиться прочерк: при пред'явленні раніше оформлених документів, або в ситуаціях, коли вартість бланка з працівника не стягується (встановлюється Правилами внутрішнього розпорядку підприємства).
Графа 12: повинна бути заповнена при звільненні працівника. Тут необхідно поставити дату останнього дня роботи.
Графа 13: слід поставити підпис якого звільняють особи, яка засвідчує отримання трудової книжки і вкладиша. Документ в деяких випадках може бути відправлений поштою власнику (стаття 62 ТК).
Наприклад, в ситуації, коли після направлення працівникові письмового повідомлення про необхідність з'явитися на підприємство і забрати трудову книжку, дана особа не відреагувало на повідомлення, або надало відмову від отримання. В цьому випадку в графах 12 і 13 повинні бути відображені відомості про:
- дату та номер повідомлення (телеграми, листи), відправленого на адресу працівника;
- дату відправлення документа поштою.
Квитанції і фінансові документи, які були видані поштовим відділенням при відправці повідомлення та трудової книжки, підшиваються в справу фахівцем кадрової служби.
вимоги
Реєстр обліку руху трудових книжок і вкладишів до них повинен бути оформлений з урахуванням певних вимог:
- мати тверда обкладинка, прошиті нитками сторінки;
- мати нумерацію всіх листів книги. Прошивка сторінок повинна бути зафіксована на останньому аркуші книги, де кінці шнура заклеюються листком паперу;
- мати сургучною друк або пломбу. Друк повинна фіксувати край листка паперу, кінці шнура і обкладинку. Пломбування встановлюється на виступаючі кінці шнура;
- необхідна наявність засвідчувального підпису відповідальної особи, із зазначенням кількості пронумерованих і прошнурованих аркушів.
Право запевнення книги обліку трудових книжок належить тільки керівнику організації.
Бланк книги обліку руху трудових книжок скачати (Розмір: 31,0 KiB | Завантажень: 12, 466)